Selskabsarrangement – skriftlig bekræftelse
§ 1
Den skriftlige bekræftelse bør indeholde nøjagtig oplysning om den aftalte menu og øvrige ydelser samt dato og tidsramme for arrangementet.
Desuden bør arrangementets samlede pris være nøje angivet, herunder f.eks. om vinmenu, vin ad libitum og fri bar er omfattet. Det samme gælder reservationsgebyrets størrelse og depositum.
Hvis arrangementet strækker sig ud over almindelig lukketid eller det aftalte tidsrum, kan Food Family Group kræve særskilt betaling for de udgifter, der bliver påført herved.
Endeligt deltagerantal skal være i vores hænder senest 7 dage inden arrangementet. Dette antal er også det som I bliver faktureret for. Her skal vi også bruge alle allergener, så vi kan sørge for mad til alle gæsterne.
Det er ikke muligt at nedjustere antallet efter endeligt antal er givet. Opjusteres antallet pålægges der 25% af prisen på varen i ekstra håndteringsgebyr (dette er kun muligt indtil 3 dage forinden – herefter er det ikke muligt længere).
Selskabsarrangement – afbestilling i tide
§ 2
Afbestilling af et selskabsarrangement på;
- 12 personer og derover, skal rettidigt ske skriftligt senest 30 dage inden dato for afviklingen af det bestilte arrangement.
- under 12 personer skal rettidigt ske skriftligt senest 14 dage inden dato for afviklingen af det bestilte arrangement
§3
Selskabsarrangement – krav på godtgørelse
Ved afbestilling af hele selskabsarrangementet eller reduktion på mere end 10 pct.
- under 30 dage før afvikling af det bestilte arrangement kan Food Family Group kræve en godtgørelse, der svarer til 15 pct. af prisen for de afbestilte ydelser, samt 100 % af evt. lokaleleje.
- under 14 dage før afvikling af det bestilte arrangement kan Food Family Group kræve en godtgørelse, der svarer til 50 pct. af prisen for de afbestilte ydelser, samt 100 % af evt. lokaleleje.
- under 7 dage før afviklingen af det bestilte arrangementet kan Food Family Group kræve en godtgørelse, der svarer til 100 pct. af prisen for de afbestilte ydelser, samt 100 % af evt. lokaleleje.
§4
Food Family Group kan ved forevisning af regning kræve, at gæsten ved rettidig afbestilling betaler for ydelser, der ikke kan afbestilles, f.eks. musik, kontorartikler, apparatur og lignende.
§ 5
Ved manglende fremmøde (no show) har Food Family Group krav på fuld pris for hele arrangementet.
Kurser og konferencer – skriftlig bekræftelse
§ 6
Den skriftlige bekræftelse bør indeholde oplysning om opholdets varighed, omfanget af faciliteter, der stilles til rådighed, antal måltider samt øvrig servering.
§ 7
Den aftalte pris er baseret på det antal dage, kurset/konferencen skal vare i henhold til bestillingen. Ankomst efter kursets/konferencens begyndelse og afrejse inden dettes afslutning berettiger ikke til nedslag i prisen ifølge tilbud.
§ 8
Senest en uge før kurset/konferencen finder sted, skal gæsten fremsende konferenceprogrammet med angivelse af måltider og øvrig servering.
Kurser og konferencer – afbestilling i tide
§ 9
Afbestilling af hele kurset/konferencen kan rettidigt ske skriftligt senest 30 dage før dettes afholdelse.
Enhver form for reduktion i kurset/konferencen på op til 35 pct. – herunder i antallet af mødedeltagere, tidsrum m.v. – skal rettidigt ske skriftligt senest 30 dage, før kurset/konferencen finder sted.
Den skriftlige bekræftelse bør indeholde oplysning om opholdets varighed, omfanget af faciliteter, der stilles til rådighed, antal måltider samt øvrig servering. Det samme gælder reservationsgebyrets størrelse og depositum, antallet af mødedeltagere, tidsrum m.v. – skal rettidigt ske skriftligt senest 30 dage, før kurset/konferencen finder sted.
SÆRLIGT VEDR. RÅ HAL PÅ GODSBANEN
Der forventes en istandsættelse af Rå Hal inden for en årrække. Derfor forbeholder Godsbanens sig retten til at annullere leje af Rå Hal op til 1 år før lejeperioden start. Lejeaftalen kan ændres eller annulleres uden beregning senest 90 kalenderdage inden lejemålets start.
Kurser og konferencer – krav på godtgørelse
§ 10
Ved afbestillingen senere end 30 dage, før kurset/konferencen skulle finde sted, kan Food Family Group kræve en godtgørelse, der svarer til 65 pct. af forplejning samt oppyntning samt 100 pct. af lokalelejen.
Ved reduktion på mere end 35 pct. i antallet af deltagere eller ved reduktion senere end 30 dage før, kurset/konferencen skal finde sted, kan Food Family Group vælge
- at betragte hele kurset/konferencen som afbestilt og kræve en godtgørelse, der svarer til 65 pct. af prisen for de oprindeligt bestilte ydelser samt 100 pct. af lokalelejen, eller
- at gennemføre kurset/konferencen med fuld betaling for enhver reduktion, der ikke er meddelt Food Family Group rettidigt på skrift.
- SÆRLIGT VEDR. RÅ HAL PÅ GODSBANEN: Ved afbestillingen senere end 90 dage før kurset/konferencen skulle finde sted betales, kan Food Family Group kræve en godtgørelse, der svarer til 65 pct. af forplejning samt oppyntning, samt 100 pct. af lokalelejen, aftalte mandskabstimer og evt. bestilte ydelser, medmindre andet er aftalt.
§11
Food Family Group kan ved forevisning af regning kræve, at gæsten ved rettidig afbestilling betaler for ydelser, der ikke kan afbestilles, f.eks. musik, kontorartikler, apparatur og lignende.
§ 12
Ved manglende fremmøde (no show) har Food Family Group krav på at tage fuld pris for hele kurset/konferencen.
Generelle regler for bekræftelse og afbestilling
§ 13
For at aftalen kan bevises, bør reservationen altid foreligge enten i form af en ordrebekræftelse eller i form af en reservationsaftale, der er bekræftet på skrift af begge parter.
§ 14
Enhver afbestilling eller ændring i den oprindelige bestilling bør ske skriftligt og rettidigt i henhold til de gældende tidsfrister for det pågældende arrangement.
Reservationsgebyr og depositum
§ 15
Ved bekræftelse af bookingen skal der betales et depositum minimum 6 måneder inden arrangementet eller på dagen for bekræftelsen hvis arrangementet er tættere på end 6 måneder. Vi holder ikke lokalet og datoen til jer inden beløbet er betalt.
Dette beløb fratrækkes det samlet beløb af arrangement efter afholdelse.
Tabsbegrænsning
§ 16
Food Family Group har til enhver tid lov til at søge et eventuelt tab begrænset ved at udleje de bestilte lokaler til anden side. Såfremt Food Family Group stiller krav om godtgørelse for forsinket afbestilling, kan gæsten kræve bevis for, at udlejning til anden side ikke har fundet sted.
Enhver afbestilling eller ændring i den oprindelige bestilling bør ske skriftligt og rettidigt i henhold til de gældende tidsfrister for det pågældende arrangement.
Aflysning eller omplacering
§ 17
I tilfælde af at Food Family Group aflyser eller omplacerer, kan gæsten kræve at blive holdt skadesløs for samtlige dokumenterede ekstra omkostninger, gæsten får herved.
§ 18
Såfremt gæsten ønsker enten at reklamere over arrangementet eller rejse krav om godtgørelse, skal det meddeles Food Family Group snarest muligt efter, at arrangementet er eller skulle have fundet sted.
Force majeure
§ 19
Ved helt ekstreme forhold uden for parternes kontrol (force majeure) kan afbestilling/aflysning ske vederlagsfrit.
Voldgift
§ 20
Uoverensstemmelser i forbindelse med fortolkningen og anvendelsen af disse bestemmelser afgøres ved voldgift, jf. lov om voldgift.
Den part, der ønsker sagen for voldgift, indgiver begæring herom til HORESTA, der efter at have modtaget begæringen snarest muligt udpeger en voldgiftsmand til at repræsentere Food Family Group
Senest 14 dage efter, at den anden part har fået meddelt, at den pågældende voldgiftsmand er udpeget, skal den anden part udpege sin egen voldgiftsmand. Overholdes fristen ikke, er HORESTA berettiget til at udpege begge voldgiftsmænd.
Voldgiftsmændene udpeger selv en uvildig opmand, der skal være jurist.
Fakturering
§ 21
Ved håndtering af fakturering af selskaber gør vi opmærksom på, at der kan forekomme et faktureringsgebyr på 55,-